להפיק אירוע לבד – לאילו ספקים לפנות?

הפקה של אירוע היא תמיד מלאכה מורכבת. כאשר עושים זאת לבד, דומה כי המשימה הופכת לקשה שבעתיים. התכנון מצריך לא מעט שלבים, שצריכים לקבל תשומת לב ניכרת במטרה לאפשר לאירוע להתחיל ולרקום עור וגידים. הנקודה המרכזית היא שבחלק הארי של המקרים, פשוט לא ניתן לחשוב על הפקת אירוע ללא ספקים שונים. לפניכם סקירה של הספקים שקשה עד בלתי אפשרי להסתדר בלעדיהם.

צלמים, תקליטנים ומה שביניהם

כצעד ראשון, יש להדגיש שלכל אירוע יש חוקים משלו. המקום בו נערך האירוע, מספר האורחים ולוח הזמנים הנבחר הם רק חלק מהמשתנים שנכנסים כאן לתוך משוואת הספקים ועשויים להשפיע עליה במידה ניכרת. ועדיין, קשה לדמיין אירוע שלא אמור להיות מתועד, בין אם בתמונות (סטילס) ובין אם בוידאו: פעמים רבות, אגב, בוחרים בשניהם. צילום האירוע על ידי צלם מקצועי יאפשר מזכרת ממנו, שמעצם המהות שלה נשמרת שנים. אופציה אחרת, נפוצה אף היא, היא לספק מזכרות לאורחים עצמם: צילום מגנטים, לדוגמא, יכול להגשים את המטרה הזו.

המציאות מראה כי אירוע אינו יכול להיות שלם ללא מוזיקה, על צורותיה השונות: החל ממוזיקת רקע רגועה ועד לשירים המיועדים להרקיד את האורחים (בעיקר באירועים משפחתיים, כמובן). זו הסיבה בגינה פנייה לתקליטן נראית מובנית מאליה בלא מעט מקרים, כאשר יש לוודא מראש את התאמתו לסוג האירוע ולמאפייניו.

התכנית האומנותית

בלא מעט אירועים, מכל הסוגים, מעוניינים ליצור "אטרקציות" עבור האורחים. בין אם המדובר הוא על זמר או הרכב מוזיקלי, מרצה מעניין, קוסם, רקדן או כל אמן אחר, ברור כי בחירה נכונה של ספק יכולה להעניק לאירוע ערך מוסף. בנוסף, בכוחה לייחד את האירוע ולהפוך אותו לזכיר בעיני האורחים. את הבחירה רצוי לבצע, גם כאן, על פי המאפיינים הספציפיים של האירוע.

האוכל כן קובע

פעמים רבות, מה שהאורחים זוכרים מהאירוע הוא את המנות שהוגשו בו. לכן, ברור מדוע מומלץ מאד שלא להתפשר בבחירת התפריט הקולינרי בעת תכנון האירוע. ניתן בהחלט לחשוב על התאמת התפריט לסוג האירוע ולקהל היעד (ברור שאירוע שבו מספר רב של ילדים צריך לכלול תפריט שונה מאשר אירוע ל"מבוגרים" בלבד), כאשר המלצה מועילה אחרת היא לתכנן תפריט הפונה למכנה המשותף הרחב של האורחים. את התפריט מומלץ לבחור רק לאחר שטועמים אותו, כמובן.

ואיך אפשר בלי הציוד?

לבסוף, לא ניתן שלא להתייחס לנושא המשמעותי של השכרת ציוד לאירועים, אשר צריך לקבל תשומת לב ראויה גם כן. רשימת הציוד האפשרית כאן רחבה בכל קנה מידה, כאשר בין השאר המדובר הוא על כלים לאירועים, רשתות ואמצעי הצללה, ריהוט אלטרנטיבי, מוצרי טקסטיל וכיוצא בזה. ככל שהאירוע נערך במקום שאינו מורגל לעריכת אירועים, דוגמת חיק הטבע, כך יש צורך לדאוג לכמה שיותר פריטים.

סוגיה משמעותית אחרת: היות ואירוע הנערך הוא לרוב חד פעמי, ברור מדוע מבחינה כלכלית דומה שאין החלטה נכונה יותר מאשר להשכיר את הפריטים השונים, ולא לרכוש אותם. בייחוד אם מתבוננים על כך שלרובם לא יהיה שימוש ביום שאחרי האירוע.

אודות המחבר